Se você, assim como eu, busca sempre novos processos de otimização de projetos, certamente já ouviu falar da Matriz de Eisenhower. Ela é uma ferramenta poderosa na hora de gerenciar seu tempo e suas prioridades.
Trabalho, estudos, rotina pessoal, projetos futuros. Nossa vida está cada vez mais corrida e o nosso tempo parece cada vez menor, certo?
Quem me conhece sabe que gosto muito de testar e aplicar diferentes métodos que me ajudem a melhorar minha produtividade, foco e performance. Há sempre muito para aprender e a cada novo método aprimoramos ainda mais nossa capacidade criativa.
Dentre os diversos métodos, a matriz de Eisenhower certamente é um dos mais eficientes e intuitivos quando o assunto é organizar suas tarefas. Ela foi desenvolvida por ninguém menos que Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano, conhecido por sua visão estratégica e excelente capacidade política.
Acompanhe o texto para descobrir mais sobre essa ferramenta.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um esquema baseado em 4 quadrantes, ou pontos de atenção, que servem para definir com clareza o que deve ser resolvido com urgência ou não.
Você pode usar esse método não apenas para organizar suas tarefas, mas para criar um padrão de prioridades. Assim, você não corre o risco de focar em tarefas irrelevantes enquanto o que é realmente importante fica sem solução.
Eisenhower tinha uma frase que resume bem a importância de se ter um planejamento de tarefas:
“Planos não são nada, mas planejamento é tudo.”
Ou seja, ter muitos planos pode ser um problema, mas o ato de realizar planejamentos a cada etapa do seu trabalho é essencial para o sucesso. O segredo está no bom gerenciamento do tempo.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
O princípio é bastante simples: distribua suas tarefas em 4 setores, ou quadrantes, com dois eixos principais: Importância e Urgência. Cada um dos setores deve receber uma nota entre 1 e 4 de acordo com sua relevância.
Veja a imagem abaixo:
Cada setor recebe assim as seguintes classificações:
- Urgente e importante.
- Importante, mas não urgente.
- Urgente, mas não importante.
- Nem urgente, nem importante.
Vamos compreender o que significa cada um dos quadrantes. Fique atento para não confundir os conceitos de importância e urgência.
Uma tarefa importante é aquela que possui relevância, que deve ser feita, mas que não representa um caso de vida ou morte. São obrigações que podem e devem esperar o tempo certo de serem cumpridas.
Já uma tarefa urgente é aquela que trará consequências danosas (prejuízo financeiro, perda de tempo, atrito pessoal) se não for feita logo. São ações que demandam mais energia e foco para serem feitas com maestria.
É importante lembrar que nem toda ação urgente precisa ser feita de imediato. Para que ela seja resolvida é necessário que ela seja urgente (com pouco tempo para ser feita) e importante (com muito impacto na sua produtividade).
Vejamos como cada quadrante deve ser abordado:
Urgente e importante: para ser classificada neste quadrante uma ação precisa demandar uma resolução imediata (urgente) e ter um impacto significativo em sua produtividade (importante). Essas são as tarefas que devem ser o foco de sua ação e que exigem de você uma tomada de decisão acertada e imediata.
Importante, mas não urgente: são as tarefas relevantes e que devem ser acompanhadas de perto, mas que não demandam uma resolução imediata. Elas devem ser feitas depois das tarefas urgentes e importantes.
Urgente, mas não importante: são ações que aparecem do nada, ou tarefas não planejadas que surgem com caráter de urgência. Aquele cliente que deseja ser atendido primeiro, ou aquele e-mail com assunto urgente, mas que pode esperar. O ideal é delegar essas tarefas a outras pessoas para não comprometer sua produtividade.
Nem urgente, nem importante: estas tarefas podem ser descartadas ou adiadas. Cabe ao gestor avaliar se elas realmente são necessárias. Se não o forem, simplesmente delete-as.
Conheça mais sobre o método Sprint utilizado por empresas como Google e Uber.
Algumas ideias importantes
A matriz de Eisenhower só será eficiente para a sua empresa se os gestores compreenderem alguns parâmetros fundamentais e muitas vezes negligenciados:
Importância e urgência são conceitos relativos
Para um cliente impaciente a sua demanda será sempre imediata. Para um colaborador a resposta de um e-mail pode não ser algo relevante. Isso mostra que pessoas possuem visões diferentes sobre o que é ou não importante.
Para que esse método seja eficaz é preciso alinhar sua equipe dentro dos mesmos padrões de avaliação. Faça um quadro preliminar e levante as seguintes questões:
- Quais tarefas jamais poderão ser adiadas?
- Quais clientes possuem prioridades?
- Quais setores devem decidir o que é ou não importante?
- Se algo der errado, quem deve ser acionado para ajustar os parâmetros?
Delegar funções faz parte do método de Eisenhower
Embora muita gente utilize a matriz de Eisenhower como uma ferramenta pessoal de gestão de produtividade, ela deve ser aplicada preferencialmente em grupo.
Lembre-se do quadrante “Urgente, mas não importante” – tarefas desse tipo devem ser delegadas a outras pessoas para não atrapalhar o andamento dos processos realmente urgentes.
Não acumule tarefas, mude-as de prioridade
Se o quadrante de tarefas Urgentes se tornar cheio e o processo de resolução começar a perder fluxo é sinal de que você precisa rever suas prioridades. A matriz de Eisenhower foi criada para justificar e desafogar processos, não para acumular ações sem resolução.
O ideal é que sua equipe avalie, pelo menos uma vez por semana, como anda o processo de cada quadrante. Se houverem tarefas paradas ou constantemente adiadas, considere de resolve-las imediatamente ou simplesmente apaga-las de seu cronograma.
E você, já testou a matriz de Eisenhower? O que achou do método? Deixe suas ideias nos comentários.
